Data Protection Information for Applicants
of the Organization Smart In Media AG
(Status: February 2025)
Privacy information (applicants)
Dear Applicant!
Thank you for your interest in our company. In accordance with the requirements of Articles 13, 14 and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR), we hereby inform you about the processing of personal data provided by you as part of the application process and, if applicable, collected by us, and you r rights in this regard. To ensure that you are fully informed about the processing of your personal data as part of the application process, please take note of the following information.
1. Responsible Party in the Sense of Data Protection Law
Smart in Media AG
Gleueler Straße 245-249, 50935 Cologne, Germany
+49 221/99994300
info@smartinmedia.com
www.smartinmedia.com
2. Contact Details of our Data Protection Officer
Smart in Media AG
Gleueler Straße 245-249, 50935 Cologne, Germany
Privacy@smartinmedia.com
3. Purposes and Legal Basis of Processing
We process your personal data in accordance with the provisions of the European General Data Protection Regulation (EU-DSGVO) and the Germ an Federal Data Protection Act (BDSG), insofar as this is necessary for the decision on the establishment of an employment relationship with us. The legal basis for this is Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu as well as, if applicable, Art. 6 para. l lit. b DSGVO for the initiation or implementation of contractual relationships.
Furthermore, we may process personal data from you if this is necessary for the fulfillment of legal obligations (Art. 6 para. l lit. c DSGVO) or for the defense of asserted legal claims against us.
The legal basis for this is Art. 6 (1) lit. f DSGVO. The legitimate interest is, for example, a duty of proof in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG). lf you give us express consent to process personal data for specific purposes, the lawfulness of this processing is based on your consent according to Art. 6 (1) lit. a DSGVO. Consent given can be revoked at any time, with effect for the future (see section 9 of this data protection information).
lf an employment relationship arises between you and us, we may, in accordance with Art. 88 DSGVO in conjunction with § 26 BDSG-neu, further process the personal data already received from you for the purposes of the employment relationship, insofar as this is necessary for the implementation or termination of the employment relationship or for the exercise or fulfillment of the rights and obligations of the employee representation resulting from a law or a collective agreement, a company or service agreement (collective agreement).
4. Categories of Personal Data
We only process data that is related to your application. This may include general personal data (name, address, contact details, etc.), information on your professional qualifications and school education, information on further professional training and, if applicable, other data that you provide to us in connection with your application.
5. Sources of the Data
We process personal data that we receive from you by mail or e-mail in the course of contacting you or your application, or that you transmit to us via a job portal.
6. Recipients of the Data
We only pass on your personal data within our company to those areas and persons who need this data to fulfill contractual and legal obligations or to implement our legitimate interests. We may transfer your personal data to companies affiliated with us, insofar as this is permissible within the framework of the purposes and legal bases set out in section 3 of this data protection information sheet. Your personal data is processed on our behalf on the basis of order processing contracts pursuant to Art. 28 DSGVO. In these cases, we ensure that the processing of personal data is carried out in accordance with the provisions of the DSGVO. The categories of recipients in this case are providers of internet services and providers of applicant management systems and software. Otherwise, data will only be transferred to recipients outside the company if this is permitted or required by law, if the transfer is necessary to fulfill legal obligations, or if we have your consent.
7. Transfer to a third country
A transfer to a third country is not intended.
8. Duration of data storage
We store your personal data as lang as this is necessary for the decision on your application. Your personal data or application documents will be deleted a maximum of six months after the end of the application process (e.g. the announcement of the rejection decision), unless langer storage is legally required or permitted. We store your personal data beyond this only insofar as this is required by law or in the specific case for the assertion, exercise or defense of legal claims for the duration of a legal dispute. In the event that you have consented to a langer storage of your personal data, we will store it in accordance with your declaration of consent. lf an employment relationship, apprenticeship or trainee relationship is established following the application process, your data will initially continue to be stored, insofar as this is necessary and permissible, and will then be transferred to the personnel file.
9. Your rights
Every data subject has the right to information und er Article 15 of the GDPR, the right to rectification und er Article 16 of the GDPR, the right to erasure under Article 17 of the GDPR, the right to restriction of processing under Article 18 of the GDPR, the right to notification under Article 19 of the GDPR, and the right to data portability under Article 20 of the GDPR. In addition, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority pursuant to Art. 77 DSGVO if you believe that the processing of your personal data is not lawful. The right of appeal is without prejudice to any other administrative or judicial remedy. If the processing of data is based on your consent, you are entitled to revoke your consent to the use of your personal data at any time in accordance with Art. 7 DSGVO. Please note that the revocation is only effective for the future. Processing that took place before the revocation is not affected. Please also note that we may have to retain certain data for a certain period of time in order to comply with legal requirements (see section 8 of this data protection information) insofar as the processing of your personal data is carried out for the purpose of safeguarding legitimate interests pursuant to Art. 6 para. l litt. f DSGVO, you have the right pursuant to Art. 21 DSGVO to object to the processing of this data at any time for reasons arising from your particular situation. We will then no langer process this personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing. These must override your interests, rights and freedoms, or the processing must serve the assertion, exercise or defense of legal claims. To protect your rights, you can contact us using the contact details provided in section 1.
10. Necessity of the provision of personal data
The provision of personal data in the context of concluding an employment relationship is neither required by law nor by contract. You are therefore not obliged to provide information on your personal data. However, please note that these are required for the conclusion of an employment relationship (employment contract) with us. If you do not provide us with personal data when concluding the employment relationship, we cannot conclude an effective employment relationship with you. We recommend that you only provide personal data that is required for the commencement and performance of the employment relationship.
11. Automated decision making
Since the decision about your employment is not based exclusively on automated processing, there is no automated decision-making in individual cases within the meaning of Art. 22 DSGVO.
Datenschutzinformation für Bewerber
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der Art.13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
Smart in Media AG
Gleueler Straße 245-249, 50935 Köln
0221/99994300
info@smartinmedia.com
www.smartinmedia.com
2. Kontaktdaten unserer/s Datenschutzbeauftragten
Smart in Media AG
Gleueler Straße 245-249, 50935 Köln
Privacy@smartinmedia.com
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. l lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
5. Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über ein Jobportal übermitteln.
6. Empfänger der Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen, der unter Ziffer 3 dieses Datenschutzinformationsblatts dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdiensten sowie Anbieter von Bewerbermanagementsystemen und -software. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
8. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.
9. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation) Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 litt. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses (Arbeitsvertrag) mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten beim Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses bereitstellen, können wir kein wirksames Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen schließen. Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Da die Entscheidung über Ihr Beschäftigungsverhältnis nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
